Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) — B2B

§ 1 Geltungsbereich und Unternehmerstatus

1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der von Sustamatic als Software-as-a-Service bereitgestellten Plattform („Service") zwischen Sustamatic und ihren Kunden.

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Der Kunde bestätigt bei der Registrierung, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

1.3 Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn Sustamatic ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Individuell ausgehandelte Abreden gehen diesen AGB vor (§ 305b BGB).

1.4 Bestandteil des Vertrages ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO („AVV"), abrufbar unter sustamatic.de/avv. In datenschutzrechtlichen Fragen geht der AVV diesen AGB vor. Für Bestellung, Zahlung, Rechnungsstellung, Steuern und Erstattungen gelten diese AGB und ergänzend die Widerrufs- und Erstattungsrichtlinie (sustamatic.de/refunds); die Abwicklung erfolgt unmittelbar durch Sustamatic.

§ 2 Vertragsschluss und Zahlungsabwicklung durch Sustamatic

2.1 Der Nutzungsvertrag über den Service kommt zwischen dem Kunden und Sustamatic zustande, indem der Kunde den Registrierungs- bzw. Bestellprozess abschließt und Sustamatic den Zugang bereitstellt. Sustamatic erbringt die Leistung, räumt die Nutzungsrechte ein und ist Ansprechpartner für alle Leistungs-, Gewährleistungs- und Haftungsfragen.

2.2 Sustamatic ist alleiniger Vertragspartner, Verkäufer und Rechnungssteller. Der Erwerb kostenpflichtiger Tarife und die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgen unmittelbar über Sustamatic; Sustamatic übernimmt Bestellung, Zahlungseinzug, Umsatzsteuer-Berechnung, Rechnungsstellung und Erstattungen selbst. Ein dritter Merchant of Record ist nicht zwischengeschaltet.

2.3 Für Bestellung, Zahlung, Rechnungsstellung, Steuern und Erstattungen gelten diese AGB und ergänzend die Widerrufs- und Erstattungsrichtlinie (sustamatic.de/refunds); sie werden unmittelbar durch Sustamatic abgewickelt. Für die Bereitstellung des Service, die Einräumung der Nutzungsrechte sowie alle Leistungs-, Gewährleistungs- und Haftungsfragen gelten ausschließlich diese AGB.

2.4 Der Kunde erklärt sich mit elektronischer Rechnungsstellung einverstanden. Rechnungen werden von Sustamatic elektronisch bereitgestellt.

2.5 Bei der Registrierung sind Firma, Ansprechperson, Firmenanschrift und — soweit vorhanden — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Der Kunde hält seine Angaben aktuell.

§ 3 Leistungsumfang und Verfügbarkeit

3.1 Sustamatic stellt dem Kunden den Service für die Vertragslaufzeit über das Internet zur Verfügung. Der Service dient der strukturierten Verarbeitung von Geschäftsdokumenten (insbesondere Rechnungen), der KI-gestützten Extraktion und Klassifizierung von Informationen sowie der Ermittlung und Dokumentation von Treibhausgasemissionen nach der im Service beschriebenen Methodik auf Grundlage des GHG Protocol. Der jeweils geschuldete Funktionsumfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif und der Leistungsbeschreibung auf sustamatic.de.

3.2 Sustamatic stellt den Service mit einer Verfügbarkeit von 99,5 % im Monatsmittel bereit, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums an das Internet. Bei der Berechnung bleiben außer Betracht: (a) angekündigte Wartungsfenster, (b) Störungen, die auf Netze, Systeme oder Software des Kunden oder von ihm beauftragter Dritter zurückgehen, (c) Ausfälle von Drittdiensten außerhalb des Einflussbereichs von Sustamatic, (d) höhere Gewalt sowie (e) sicherheitsbedingte Sperrungen nach § 9.6.

3.3 Wartungsarbeiten, die zu einer wesentlichen Beeinträchtigung führen können, kündigt Sustamatic — außer bei Gefahr im Verzug — mindestens 48 Stunden im Voraus an und führt sie soweit möglich außerhalb üblicher Geschäftszeiten durch.

3.4 Als „Beta", „Preview" oder „Test" gekennzeichnete Funktionen sind freiwillige, jederzeit änderbare Zusatzleistungen ohne Verfügbarkeitszusage und nicht für produktionskritische Prozesse bestimmt.

3.5 Sustamatic darf den Service weiterentwickeln und verändern, soweit die vereinbarten Kernfunktionen im Wesentlichen erhalten bleiben, die Änderung aus rechtlichen, sicherheitsbezogenen oder technischen Gründen erforderlich ist oder den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Führt eine Änderung zu einer erheblichen nachteiligen Veränderung wesentlicher Kernfunktionen, kann der Kunde den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen in Textform kündigen.

3.6 Support wird per E-Mail an Werktagen erbracht; Umfang und Priorisierung richten sich nach dem gewählten Tarif.

§ 4 KI-gestützte Funktionen

4.1 Die Dokumentenanalyse, Extraktion, Klassifizierung und Emissionszuordnung des Service erfolgen KI-gestützt. Ergebnisse werden maschinell erzeugt, beruhen auf statistischen Modellen sowie den vom Kunden bereitgestellten Daten und können im Einzelfall unvollständig oder unzutreffend sein. Der Service kennzeichnet KI-gestützt erzeugte Ergebnisse und sieht Prüf- und Freigabeschritte vor.

4.2 Der Kunde prüft KI-gestützt erzeugte Ergebnisse mit angemessener fachlicher Sorgfalt, bevor er sie für externe Berichte, regulatorische Zwecke oder sonstige entscheidungsrelevante Zwecke verwendet. Die fachliche Endverantwortung für Freigaben, Berichte und Offenlegungen liegt beim Kunden.

4.3 Der Service ist nicht dafür bestimmt, als alleinige Grundlage für Entscheidungen verwendet zu werden, die gegenüber natürlichen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO), und nicht für den Einsatz als Hochrisiko-KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 oder als Sicherheitskomponente regulierter Produkte.

4.4 Sustamatic nutzt Kundendaten nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle. Eine solche Nutzung bedarf einer gesonderten, ausdrücklichen Vereinbarung in Textform.

§ 5 Emissionsberechnung und Berichte

5.1 Sustamatic schuldet die methodisch korrekte Berechnung von Treibhausgasemissionen nach der im Service beschriebenen und dokumentierten Methodik auf Grundlage des GHG Protocol, der im Service ausgewiesenen Emissionsfaktoren und der vom Kunden bereitgestellten Daten, einschließlich eines nachvollziehbaren Berechnungs- und Prüfpfads.

5.2 Die Ergebnisse sind rechnerische Näherungen auf Basis anerkannter Emissionsfaktoren und der Eingaben des Kunden. Ihre Qualität hängt insbesondere von Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der bereitgestellten Dokumente und Stammdaten sowie den vom Kunden getroffenen Zuordnungen und Freigaben ab.

5.3 Der Service erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Wirtschaftsprüfungsberatung. Sustamatic sichert nicht zu, dass die Ergebnisse ohne fachliche Prüfung des Kunden bestimmte regulatorische Anforderungen (z. B. CSRD/ESRS, externe Assurance- oder Prüfungsstandards) erfüllen; die Eignung für solche Zwecke prüft der Kunde vor Verwendung.

5.4 Der Service ersetzt kein revisionssicheres Archiv-, Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssystem. Sicherungen von Sustamatic dienen der Wiederherstellung des Service, nicht der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten des Kunden.

§ 6 Preise und Preisänderungen

6.1 Es gelten die bei Bestellung ausgewiesenen Preise des gewählten Tarifs. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer; die Abrechnung erfolgt unmittelbar durch Sustamatic (§ 2).

6.2 Übersteigt die Nutzung das im Tarif enthaltene Dokumentenvolumen, gelten die bei Bestellung ausgewiesenen Konditionen für Mehrverbrauch bzw. der Wechsel in den passenden Tarif.

6.3 Preisänderungen wirken frühestens ab dem Ende der Mindestlaufzeit bzw. — nach deren Ablauf — ab dem übernächsten Monatsende und werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt in Textform kündigen; hierauf weist Sustamatic in der Ankündigung hin. Während der Mindestlaufzeit gilt der vereinbarte Preis unverändert.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

7.1 Der Vertrag beginnt mit der Bereitstellung des Zugangs und hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit läuft er auf unbestimmte Zeit und kann von jeder Partei mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.

7.2 Das Recht jeder Partei zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Sustamatic insbesondere vor bei schwerwiegender oder wiederholter Vertragsverletzung, rechtswidriger Nutzung des Service oder Zahlungsverzug von mehr als 30 Kalendertagen trotz Mahnung und angemessener Nachfrist.

7.3 Kündigungen bedürfen der Textform; E-Mail genügt. Die Wechsel- und Exportrechte nach § 8 bleiben von den Kündigungsfristen dieses § 7 unberührt und gehen ihnen insoweit vor.

§ 8 Anbieterwechsel und Datenexport (EU Data Act)

8.1 Der Kunde kann jederzeit in Textform den Wechsel zu einem anderen Anbieter, in eine eigene IT-Infrastruktur oder die parallele Nutzung mehrerer Anbieter einleiten. Die Frist bis zum Beginn des Wechselprozesses beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang der Wechselerklärung.

8.2 Der Übergangszeitraum für den Wechsel beträgt 30 Kalendertage. Ist die Umsetzung innerhalb dieses Zeitraums technisch nicht machbar, teilt Sustamatic dies dem Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach der Wechselerklärung unter Angabe der Gründe und eines alternativen Übergangszeitraums (höchstens sieben Monate) mit.

8.3 Exportierbar sind alle vom Kunden eingebrachten Daten (insbesondere hochgeladene Dokumente sowie Stamm- und Konfigurationsdaten) und die im Service erzeugten Ergebnisse und Berichte, jeweils in gängigen, maschinenlesbaren Formaten. Sustamatic stellt hierfür Exportfunktionen bereit und unterstützt den Wechsel nach Treu und Glauben; während des Wechsels wird ein hohes Maß an Datensicherheit gewahrt.

8.4 Nach dem Ende des Übergangszeitraums bzw. nach Vertragsende steht dem Kunden ein Datenabruf-Zeitraum von mindestens 30 Kalendertagen zur Verfügung. Nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels oder Ablauf des Abrufzeitraums werden die Daten des Kunden gelöscht; die Regelungen des AVV zur Löschung und zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

8.5 Sustamatic erhebt keine Wechselentgelte. Vergütungsansprüche für die vereinbarte Mindestlaufzeit sowie ein bei Bestellung ausgewiesenes, verhältnismäßiges Frühbeendigungsentgelt bleiben unberührt.

8.6 Informationen zu Verfahren, Formaten, bekannten Beschränkungen und zur Jurisdiktion der eingesetzten IKT-Infrastruktur (Deutschland/EU, vgl. AVV Anlage 2) stellt Sustamatic auf Anfrage und auf sustamatic.de bereit.

§ 9 Pflichten des Kunden

9.1 Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingebrachten Daten verantwortlich und stellt sicher, dass er über die erforderlichen Rechte verfügt. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) dürfen nur nach vorheriger ausdrücklicher Vereinbarung eingestellt werden.

9.2 Der Kunde ist für Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit seiner Eingaben, Stammdaten, Zuordnungen und Freigaben verantwortlich und prüft wesentliche Ergebnisse gemäß § 4.2 und § 5.

9.3 Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln; der Kunde verwaltet seine Nutzerkonten aktuell und unterbindet unberechtigte Zugriffe. Bei Verdacht einer Kompromittierung informiert der Kunde Sustamatic unverzüglich.

9.4 Der Kunde nutzt den Service nur für eigene interne Geschäftszwecke im vertraglich vereinbarten Umfang. Untersagt sind insbesondere:

• die Überlassung an Dritte, Weiterverkauf oder Betrieb als Dienstleistung für Dritte ohne gesonderte Vereinbarung,
• Reverse Engineering außerhalb der gesetzlich zwingenden Schranken,
• die Umgehung technischer Nutzungsbegrenzungen oder Sicherheitsmaßnahmen,
• automatisiertes Auslesen (Scraping) außerhalb der bereitgestellten Schnittstellen und Exportfunktionen,
• die Nutzung des Service oder seiner Ergebnisse zum Training konkurrierender KI-Modelle,
• das Einstellen rechtswidriger Inhalte.

9.5 Störungen und Mängel zeigt der Kunde in Textform nachvollziehbar an und wirkt an der Fehleranalyse im zumutbaren Umfang mit.

9.6 Sustamatic darf den Zugang vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine erhebliche Vertragsverletzung, eine Sicherheitsgefährdung oder eine gesetzliche Verpflichtung bestehen oder Zahlungsverzug nach § 7.2 vorliegt. Die Sperrung wird auf den erforderlichen Umfang beschränkt; der Kunde wird, soweit zulässig und zumutbar, vorab informiert.

§ 10 Nutzungsrechte und Kundendaten

10.1 Sustamatic räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht ausschließliche, nicht unterlizenzierbare und nicht übertragbare Recht ein, den Service im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen. Alle weitergehenden Rechte an Software, Methodik, Oberflächen und Dokumentation verbleiben bei Sustamatic oder ihren Lizenzgebern.

10.2 Der Kunde behält alle Rechte an seinen Daten, hochgeladenen Dokumenten und Inhalten („Kundendaten"). Er räumt Sustamatic für die Vertragslaufzeit die zur Leistungserbringung erforderlichen Rechte ein, diese Daten zu hosten, zu verarbeiten und an die im AVV (Anlage 2) genannten Unterauftragsverarbeiter weiterzugeben.

10.3 Vom Service erzeugte Ergebnisse und Berichte darf der Kunde für eigene Geschäfts-, Berichts- und Dokumentationszwecke — auch gegenüber Dritten wie Prüfern, Banken oder Auftraggebern — verwenden. Rechte an der zugrunde liegenden Software oder Methodik werden dadurch nicht übertragen.

10.4 Sustamatic darf allgemeines, nicht personenbezogenes Feedback des Kunden unentgeltlich zur Produktverbesserung nutzen. § 4.4 bleibt unberührt.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

11.1 Soweit Sustamatic personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, handelt der Kunde als Verantwortlicher und Sustamatic als Auftragsverarbeiter. Der AVV (sustamatic.de/avv) ist integraler Bestandteil des Vertrages und wird mit der Registrierung in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

11.2 Die Zahlungsabwicklung erfolgt während dieser Phase unmittelbar durch Sustamatic; ein dritter Zahlungsdienstleister als eigenständiger Verantwortlicher ist nicht eingebunden. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung (sustamatic.de/datenschutz).

§ 12 Gewährleistung

12.1 Sustamatic erhält den Service während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand. Maßstab ist ausschließlich die vereinbarte Beschaffenheit nach § 3 und der Leistungsbeschreibung; öffentliche Äußerungen, Demos oder Roadmaps begründen keine Beschaffenheitsvereinbarung.

12.2 Die verschuldensunabhängige Haftung von Sustamatic für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Das Selbstvornahmerecht des Kunden (§ 536a Abs. 2 BGB) ist ausgeschlossen.

12.3 Der Kunde ist nicht berechtigt, laufende Entgelte wegen Mängeln eigenmächtig zu mindern oder zurückzubehalten; sein Recht, zu viel gezahlte Entgelte nach den gesetzlichen Vorschriften zurückzufordern, sowie sein Recht zur außerordentlichen Kündigung bleiben unberührt.

12.4 Kein Mangel liegt vor bei unerheblichen Abweichungen, Bedienungsfehlern, Datenqualitätsmängeln der Kundeneingaben, Störungen der Kundeninfrastruktur oder bei als Beta/Preview/Test gekennzeichneten Funktionen.

§ 13 Haftung

13.1 Sustamatic haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für die schuldhafte Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

13.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Sustamatic nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

13.3 Im Übrigen ist die Haftung von Sustamatic ausgeschlossen. Die Einschränkungen dieses § 13 gelten nicht in den Fällen des § 13.1 und nicht, soweit zwingendes Recht — insbesondere Art. 82 DSGVO — entgegensteht; sie gelten auch zugunsten der Gesellschafter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von Sustamatic.

13.4 Ein Mitverschulden des Kunden — insbesondere unzureichende Prüfung von Ergebnissen entgegen § 4.2 und § 5, fehlerhafte Eingaben oder unterlassene Mängelanzeige — ist angemessen zu berücksichtigen. Für den Verlust von Daten haftet Sustamatic bei einfacher Fahrlässigkeit nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei vertragsgemäßer Nutzung der Exportfunktionen durch den Kunden eingetreten wäre.

§ 14 Vertraulichkeit und Referenznennung

14.1 Die Parteien behandeln alle im Zusammenhang mit dem Vertrag erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim, verwenden sie nur für Zwecke des Vertrages und schützen sie vor unbefugtem Zugriff. Dies gilt nicht für Informationen, die rechtmäßig allgemein bekannt sind oder werden, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung offenzulegen sind; im letzteren Fall wird die andere Partei, soweit zulässig, vorab informiert.

14.2 Die Vertraulichkeitspflichten gelten für die Vertragslaufzeit und fünf Jahre danach fort; für Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG gelten sie, solange deren Voraussetzungen vorliegen.

14.3 Sustamatic nennt den Kunden nur mit dessen vorheriger ausdrücklicher Zustimmung als Referenz.

§ 15 Änderungen dieser AGB

15.1 Sustamatic kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies erforderlich ist, um (a) sie an eine geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder behördliche Vorgaben anzupassen, (b) technischen Entwicklungen, Sicherheitsanforderungen oder der Weiterentwicklung des Service Rechnung zu tragen, (c) nachträglich entstandene Regelungslücken zu schließen oder (d) neue, zusätzliche Leistungen zu regeln, und das vertragliche Gleichgewicht von Leistung und Gegenleistung dadurch nicht zulasten des Kunden verschoben wird. Änderungen der Hauptleistungspflichten sind auf diesem Weg ausgeschlossen; für Preisänderungen gilt ausschließlich § 6.3, für Änderungen des Service § 3.5.

15.2 Änderungen kündigt Sustamatic dem Kunden mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform an (E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse genügt). Die Ankündigung enthält die neue Fassung bzw. die geänderten Bestimmungen, das Datum des Wirksamwerdens sowie einen ausdrücklichen Hinweis auf das Widerspruchs- und Kündigungsrecht nach § 15.3 und auf die Bedeutung eines unterbliebenen Widerspruchs.

15.3 Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die geänderten AGB ab diesem Zeitpunkt als vereinbart. Widerspricht der Kunde fristgerecht, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt; Sustamatic kann den Vertrag in diesem Fall mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform kündigen, frühestens jedoch zum Ablauf der Mindestlaufzeit. Unabhängig davon kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt in Textform kündigen.

15.4 Jede Fassung dieser AGB trägt eine Versionsnummer und ein Stand-Datum. Die bei Vertragsschluss akzeptierte Fassung erhält der Kunde als PDF; frühere Fassungen stellt Sustamatic auf Anfrage zur Verfügung.

§ 16 Schlussbestimmungen

16.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

16.2 Hat der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag Leipzig; Sustamatic bleibt berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen. Für Kunden mit allgemeinem Gerichtsstand in Deutschland gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

16.3 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Änderung dieses Textformerfordernisses. § 15 sowie der Vorrang individueller Vertragsabreden (§ 305b BGB) bleiben unberührt.

16.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

16.5 Diese AGB werden in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Im Fall von Abweichungen ist die deutsche Fassung maßgeblich.